Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti VGD Corporate Finance, s.r.o.

Účinnost: 25. května 2018

  1. Chráníme Vaše osobní údaje

Společnost VGD Corporate Finance, s.r.o.., IČ: 27090621, se sídlem Olivova 2096/4, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp.zn. C 95538 (dále jen „VGD Corporate Finance“) se zavazuje chránit poskytnuté osobní údaje v maximální možné míře a nakládat s nimi pouze v souladu s platnou legislativou. Ochrana osobních údajů je pro nás důležitá, proto jsme přijali tyto Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti VGD Corporate Finance (dále jen „Zásady“).

Při zpracovávání osobních údajů se řídíme aktuálně platnou právní úpravou, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“), které nabývá účinnosti ke dni 25. května 2018 a dále zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění. Zásady mohou být průběžně aktualizovány.

 Ve věci ochrany osobních údajů se na nás můžete kdykoliv obrátit písemně s označením „Ochrana osobních údajů“ na adrese VGD Corporate Finance, s.r.o.., IČ: 27090621, se sídlem Olivova 2096/4, Nové Město, 110 00 Praha 1, e-mailem na adrese info-cz@vgdcorpfin.eu, nebo telefonicky na tel. +420 220 930 831.

  1. Základní pojmy

Níže uvádíme některé základní pojmy, které se týkají ochrany osobních údajů.

„Osobní údaje“ jsou jakékoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, rodné číslo, identifikační číslo, lokalizační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby;

„Subjekt údajů“ je fyzická osoba, jíž se osobní údaje týkají;

„Správce údajů“ je osoba, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a za zpracování primárně odpovídá. Není-li v těchto zásadách, podmínkách konkrétní smlouvy či případně v souhlasu uvedeno jinak, platí, že správcem osobních údajů je společnost VGD Corporate Finance;

„Zpracovatel údajů“ je osoba, která zpracovává osobní údaje pro správce;

„Zpracování“ je jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromažďování, záznam, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

  1. Kategorie subjektů údajů

Subjektem údajů může být zejména:

  • zákazník VGD Corporate Finance, jeho zaměstnanec či zástupce;
  • obchodní partner nebo potenciální obchodní partner VGD Corporate Finance, jeho zaměstnanec či zástupce;
  • jiná osoba, která je ve smluvním nebo obdobném vztahu s VGD Corporate Finance;
  • zákazníci obchodních partnerů VGD Corporate Finance;
  • příjemci newsletteru VGD Corporate Finance;
  • zaměstnanec VGD Corporate Finance;
  • uchazeč o zaměstnání u VGD Corporate Finance.
  1. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Dodržujeme zásadu minimalizace osobních údajů. Zpracováváme o Vás pouze osobní údaje, které nezbytně potřebujeme, a to na nezbytnou dobu podle jednotlivého účelu zpracování osobních údajů.

Níže se dozvíte, jaké kategorie osobních údajů o Vás zpracováváme. Konkrétnější rozsah osobních údajů zpracovávaných pro jednotlivé účely je uveden v následující části „Proč zpracováváme Vaše osobní údaje?“.

VGD Corporate Finance zpracovává následující kategorie osobních údajů:

  • identifikační údaje zaměstnanců: základní identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, pohlaví, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého bydliště);
  • identifikační údaje obchodních partnerů: základní identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, pohlaví, adresa pracoviště);
  • kontaktní údaje: adresa trvalého bydliště, kontaktní adresa, adresa pracoviště, telefonní číslo, mobilní telefonní číslo, e-mail.
  1. Proč zpracováváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro příslušný účel – např. abychom s Vámi mohli uzavřít a také realizovat konkrétní smlouvu (např. pracovní smlouvu, smlouvu o poskytování poradenství, apod.) nebo Vás informovat o úspěšně realizovaných transakcích, kde bylo VGD Corporate Finance poradcem. Povinnost zpracovávat údaje nám stanoví také řada právních předpisů. Mnohé údaje musíme například zpracovávat pro účely archivace. Některé údaje zpracováváme, neboť je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů VGD Corporate Finance, zejména s ohledem na minulé, aktuální nebo budoucí obchodní vztahy. Zpracování z tohoto důvodu je však omezeno, existenci oprávněného zájmu vždy pečlivě posuzujeme.

  1. Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje uchováme pouze po nezbytnou dobu, kterou budeme potřebovat pro plnění účelů uvedených v těchto zásadách, případně abychom dodrželi zákonem stanovené povinnosti.

Nejzazší dobou zpracování osobních údajů, kterou ve VGD Corporate Finance vůči Vám uplatňujeme, je 10 let ode dne, kdy došlo k ukončení právního vztahu mezi Vámi VGD Corporate Finance, případně 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém k plnění došlo. Vaše osobní údaje ale také archivujeme po dobu 10 let z důvodu našich oprávněných zájmů, pro účely možné budoucí spolupráce a informování o aktuálním vývoji na českém transakčním trhu nebo pro případ, že bychom museli předkládat důkazy v soudním sporu, a to s ohledem na zákonné promlčecí lhůty podle občanského zákoníku. Pokud náš oprávněný zájem na uchovávání některých osobních údajů bude trvat i po uplynutí standardní skartační lhůty 10 let, potom budou osobní údaje uchovávány až do okamžiku zániku našeho oprávněného zájmu,

  1. Jste povinni nám osobní údaje předávat?

Předání některých výše uvedených údajů vyžadujeme, jelikož jejich zpracování je nezbytné pro uzavření či splnění smlouvy, plnění našich právních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů. Předání osobních údajů, pro které bychom potřebovali udělení Vašeho souhlasu, je dobrovolné.

  1. Souhlas se zpracováním osobních údajů

Požádáme-li Vás o Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, bude žádost o Váš souhlas, resp. souhlas, jež Vám poskytneme k prostudování a podpisu či jinému odsouhlasení, jasně formulován a poskytne Vám přiměřený základ pro rozhodování. Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat, a to prostřednictvím kontaktů, jež jsou uvedeny v úvodu a závěru těchto zásad či jinou cestou, na kterou budete individuálně upozorněni.

Vaše osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou k naplnění účelů popsaných v těchto zásadách nebo účelů, o nichž jste byli informováni jiným způsobem. To znamená, že jakmile nám udělíte souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, budeme Vaše údaje uchovávat v souladu s Vaším souhlasem a/nebo až do doby, dokud svůj souhlas neodvoláte. I v případě odvolání Vašeho souhlasu však můžeme některé Vaše osobní údaje uchovávat po dobu nezbytnou ke splnění našich zákonných povinností a pro účely naší obhajoby v případných právních sporech.

Vaše osobní údaje nesdílíme se třetími stranami pro jejich marketingové účely.

  1. Newsletter

Našim zákazníkům a klíčovým obchodním partnerům rozesíláme pravidelný newsletter, který informuje o aktuálním dění na českém transakčním trhu a o úspěšně realizovaných transakcích VGD Corporate Finance. Odběr newsletteru lze kdykoliv odhlásit, a to prostřednictvím emailu  info-cz@vgdcorpfin.eu nebo proklikem „odmítnout odběr“ v newsletteru.

  1. Cookies

Cookies jsou malé datové soubory, díky kterým si navštívené webové stránky pamatují úkony a nastavení jednotlivých uživatelů, které na nich provedli, takže se tyto údaje nemusí zadávat opakovaně. Soubory cookies se ukládají do jednotlivých počítačů pomocí webového prohlížeče.  Cookies nepředstavují nebezpečí, neslouží k získávání jakýchkoli osobních údajů, mají však význam pro ochranu soukromí. Cookies nepoužíváme pro zjištění totožnosti uživatelů webových stránek ani ke zneužití přihlašovacích údajů. Cookies používáme v souladu s platnou legislativou, zejména s Nařízením Evropského parlamentu a Rady o soukromí a elektronických komunikacích (dále jen „Nařízení e-privacy“).

Soubory cookies nám např. umožňují uživatele rozpoznat jako stávajícího uživatele nebo přizpůsobit danou službu uživatelským preferencím. Soubory cookie také používáme k zobrazování tzv. behaviorálně cílené on-line inzerce na webových portálech i mimo ně, jednodušeji řečeno k zobrazování pouze takové reklamy, která je relevantní pro daného konkrétního uživatele, aniž by ten byl obtěžován reklamou, která ho nezajímá.

Další skupinu představují cookies třetích stran (např. Google Analytics pro analýzu návštěvnosti dané konkrétní webové stránky či určité služby či cookies provozovatelů reklamních systémů, které jsou na našich stránkách provozovány). Tyto cookies jsou řízeny třetími stranami a my nemáme přístup ke čtení nebo zápisu těchto údajů.

Uživatelé našeho webu mají možnost používání cookies kdykoliv odmítnout.

  1. Zdroje osobních údajů

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme ve VGD Corporate Finance obdrželi přímo od Vás, zejména v rámci osobního kontaktu nebo emailem.  Vaše osobní údaje zásadně spravujeme v rámci VGD Corporate Finance. Pokud je to nezbytné k dosažení některého z účelů uvedených výše, zejména pokud externí subjekt v dané oblasti disponuje nezbytnou profesionalitou a odbornou úrovní, Vaše údaje jsou zpracovávány spolupracujícími dodavateli. Pokud někoho dalšího pověříme výkonem určité činnosti tvořící součást našich služeb, může při ní docházet ke zpracování příslušných osobních údajů. V některých případech se tito dodavatelé stávají zpracovatelem osobních údajů. Zpracovatel je oprávněn nakládat s údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které byl příslušným správcem pověřen. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován Váš souhlas.

Možnými příjemci osobních údajů jsou zejména:

  • správní orgány v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy;
  • poskytovatelé IT služeb, včetně cloudových uložišť nebo poskytovatelé služby MailChimp:
  • advokáti;
  • poskytovatelé tiskových a poštovních služeb, včetně kurýrů.

Nad rámec výše uvedeného osobní údaje předáváme mimo VGD Corporate Finance pouze tehdy, pokud k tomu máme Váš souhlas nebo pokud to vyžaduje právní předpis. Některé orgány veřejné správy (např. Finanční úřady) jsou oprávněny vyžádat si informace o Vás.

  1. Zabezpečení

Usilujeme o to, aby Vámi svěřené údaje byly v maximálním bezpečí. Za tímto účelem jsme zavedli řadu technických a organizačních opatření, která ochrání Vaše osobní údaje před neúmyslným nebo nezákonným zničením, neúmyslnou ztrátou či změnou, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem a jakýmikoli dalšími nezákonnými formami zpracování.

Přístup k Vašim osobním údajům omezujeme pouze na ty zaměstnance společnosti VGD Corporate Finance a dodavatele VGD Corporate Finance, kteří tyto informace potřebují pro účely jejich zpracování naším jménem a kteří jsou smluvně zavázáni zachovávat bezpečnost a důvěrnost Vašich osobních údajů.

Jak jsme se již zmínili, v určitých případech předáváme, nebo jsme povinni předávat, osobní údaje třetím stranám. V takových případech volíme důvěryhodné partnery, u kterých jsme se ujistili, že budou dodržovat minimálně stejnou úroveň ochrany osobních údajů, jakou zajišťujeme ve VGD Corporate Finance.  Naši partneři jsou zavázáni ke stejným povinnostem jako my, a to prostřednictvím zpracovatelských smluv.

Při předání osobních údajů správním orgánům využíváme vždy nejvhodnější a nejbezpečnější možnosti, jaké příslušný orgán nabízí.

Využíváme cloudových uložišť, která jsou zásadně umístěna v rámci EU a u kterých máme vždy zajištěn vysoký stupeň zabezpečení údajů.

  1. Vaše práva spojená se zpracováním osobních údajů

V případě uplatnění Vašich práv k osobním údajům, jež zpracováváme, vyžadujeme Vaši identifikaci. Dovolujeme si Vás upozornit, že nebudeme-li schopni Vaši totožnost ověřit elektronicky nebo budeme-li mít důvodné pochybnosti o Vaší totožnosti, požádáme Vás o předložení dokladu totožnosti či jiné prokázání totožnosti. Pouze tak vyloučíme, že neposkytneme Vaše osobní údaje jiné osobě nebo nedojde k neoprávněné úpravě Vašich osobních údajů.

Právo na informace a přístup k osobním údajům

Ctíme zásadu transparentnosti zpracovávání osobních údajů. V souladu s touto zásadou Vám vždy poskytneme informace o tom, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme.

Vaše žádosti budeme vyřizovat v nejkratší možné době, maximálně v rozsahu jednoho měsíce. Ve složitějších případech jsme oprávněni lhůtu prodloužit až o dva měsíce.

Požádáte-li o informaci o zpracování svých osobních údajů, poskytneme Vám informaci o účelu zpracování osobních údajů, osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji, příjemci, případně kategoriích příjemců. Dále Vám bude sdělena plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby, a existence práva požadovat opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování a také právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Máte právo žádat od VGD Corporate Finance kopii zpracovávaných osobních údajů, nebudou-li tím nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Za další kopie na Vaši žádost můžeme účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. Jestliže podáte žádost v elektronické formě, poskytneme Vám informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud nepožádáte o jiný způsob.

Právo na opravu

Při zpracovávání Vašich osobních údajů usilujeme o zajištění jejich přesnosti a aktuálnosti. Nepřesné či neúplné osobní údaje se budeme snažit vymazat nebo opravit. Zjistíte-li, že některé osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou chybné nebo neaktuální, můžete nás na to upozornit. Máte právo na to, aby společnost VGD Corporate Finance bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte právo na doplnění neúplných osobních údajů.

V některých případech opravu osobních údajů provést nemůžeme. Jedná se zejména o případy, kdy jsou Vaše chybné nebo neaktuální osobní údaje obsaženy na daňovém dokladu, který dle zákona archivujeme.

Veškeré opravy budou oznámeny také příjemcům, jimž byly osobní údaje poskytnuty, s výjimkou případů, kdy je to nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.

Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Dalšímu zpracování Vašich osobních údajů, které je prováděno na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů, je možné kdykoli zamezit. Stačí odejmout souhlas s takovým zpracováním.

Právo na výmaz (právo „být zapomenut“)

Můžete rovněž využít svého práva „být zapomenut“. Máte právo na to, aby společnost VGD VGD Corporate Finance bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje, které se Vás týkají, a VGD Corporate Finance má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:

  1. osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
  2. odvoláte souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
  3. c) osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
  4. d) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo České republiky.

V takovém případě smažeme všechny Vaše osobní údaje, které zpracováváme. Výjimkou jsou případy, kdy zpracování probíhá ze zákonné povinnosti nebo z důvodu našeho oprávněného zájmu na výkonu a obhajobě právních nároků.

Výmaz bude oznámen také příjemcům, jimž byly osobní údaje poskytnuty, s výjimkou případů, kdy je to nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.

Právo na omezení zpracování

Máte právo na to, aby společnost VGD Corporate Finance omezila zpracování, v kterémkoli z těchto případů:

  1. a) popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby společnost VGD Corporate Finance mohla přesnost osobních údajů ověřit;
  2. b) zpracování je protiprávní a odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;
  3. c) VGD Corporate Finance již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
  4. d) byla uplatněna námitka proti zpracování, a to do ověření, zda oprávněné zájmy VGD Corporate Finance převažují nad Vašimi důvody pro námitku.

Veškerá omezení budou oznámena také příjemcům, jimž byly osobní údaje poskytnuty, s výjimkou případů, kdy je to nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.

Právo na přenositelnost osobních údajů

Máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, jež jste poskytl společnosti VGD Corporate Finance, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu společnost VGD Corporate Finance bránila, a to v případě, že:

  1. a) zpracování je založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo jde o zpracování osobních údajů pro účely uzavření a plnění smlouvy; a současně
  2. b) zpracování se provádí automatizovaně.

Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů máte právo na to, aby osobní údaje byly předány ze strany VGD Corporate Finance přímo jinému správci, je-li to technicky proveditelné. Právem na přenositelnost osobních údajů nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodnutí, vč. profilování

VGD Corporate Finance neprovádí žádné automatizované zpracování osobních údajů. Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování (tj. jakékoliv formě automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k Vaší osobě), které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká. Toto právo se nepoužije, pokud je automatizované rozhodnutí nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy nebo je založeno na Vašem výslovném souhlasu; v těchto případech však máte právo na lidský zásah do automatizovaného rozhodnutí, právo vyjádřit svůj názor a právo napadnout automatizované rozhodnutí.

Právo vznést námitku

Pokud se osobní údaje zpracovávají pro účely přímého marketingu, máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, pro tento marketing. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.

Pokud se osobní údaje zpracovávají na základě oprávněných zájmů VGD Corporate Finance, máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, pro tyto oprávněné zájmy. Tuto námitku je nutné z Vaší strany odůvodnit, abychom ji byli schopni náležitě posoudit. Vaše námitky a důvody k ní vedoucí budou následně posouzeny a porovnány s oprávněnými zájmy VGD Corporate Finance. Pokud Vaše důvody převáží nad oprávněnými zájmy VGD Corporate Finance, zpracování Vašich osobních údajů bude omezeno nebo budou Vaše osobní údaje vymazány.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnost proti zpracování svých osobních údajů u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

V případě jakýchkoli nejasností či dotazů ohledně zpracovávání Vašich osobních údajů a pro uplatnění jakéhokoliv z výše uvedených práv, se na nás můžete kdykoliv obrátit písemně na adrese VGD Corporate Finance, s.r.o.., IČ: 27090621, se sídlem Olivova 2096/4, Nové Město, 110 00 Praha 1,  e-mailem na adrese info-cz@vgdcorpfin.eu, nebo telefonicky na tel. +420 220 930 831.